患者さんのカルテを院経営に活用できていますか？

全国の治療家の皆様
こんにちは！

施術院専門のネット集客術を
全国の施術院に提供している
クドケンの澤田です。


先生は、患者さんのカルテを
どのように管理していますか？

来院日や施術内容を記録するだけで、
紙のファイルやExcelに保存したままになっていないでしょうか？

実は、患者さんの情報は、日々の施術だけでなく、
治療院の経営を考えるうえでも大切な情報です。

今回は、他業界の顧客管理の考え方を参考に、
治療院でも取り入れたいカルテの活用方法についてお話しします！

他業界では当たり前？顧客情報を活用する重要性

例えば、美容室や小売業などでは、
一度利用してくれたお客様に長く通ってもらうため、
顧客情報を活用しています。


過去の来店履歴や購入履歴、好みなどを記録し、
次回来店時の接客や
サービスの改善に役立てているのです。

単にお客様の情報を保管するのではなく、
次の来店につなげるために活用しているということですね。

これは治療院にも共通する考え方です。

新規患者さんを集めることはもちろん大切ですが、
一度来院してくれた患者さんとの関係を大切にすることも、
安定した院経営には欠かせません。

治療院でもカルテを経営に活用しよう！

治療院のカルテには、患者さんの氏名や連絡先、
症状、施術内容、来院履歴など、
さまざまな情報が蓄積されています。

しかし、これらの情報を日々の施術記録として残すだけでは、
十分に活用できているとはいえません。


例えば、

・初回来院から何回通院しているのか
・しばらく来院していない患者さんは何人いるのか
・どのような患者さんがリピートしてくれているのか
・広告費に対して、どれくらいの売上につながっているのか

こうした情報を把握できれば、
自院の現状や改善すべきポイントが見えてきます。

顧客管理で見直したい3つのポイント

では、具体的にどのような情報を活用すればよいのでしょうか？
まずは、次の3つを見直してみましょう。

1. 患者さんの来院履歴を把握する

最後に来院したのはいつなのか、
どのくらいの頻度で通院しているのかを把握することが大切です。

しばらく来院していない患者さんを把握できれば、
必要に応じてお知らせやお手紙を送るなど、
適切なフォローを検討できます。

2. リピート率や離脱状況を確認する

新規患者さんが何人来院したかだけでなく、
その後どれくらい継続して通院しているかも重要な数字です。

リピート状況を確認することで、
初回対応や施術内容、患者さんへの説明など、
見直すべき部分を考えるきっかけになります。

3. 売上や広告の費用対効果を分析する

毎月の売上だけでなく、広告費に対して
どれくらいの成果が出ているのかも確認しましょう。

どの集客方法が成果につながっているのかを把握できれば、
今後の広告費の使い方や集客施策を考えやすくなります。

顧客管理を効率化するシステムの活用

ここまでお話ししたように、患者さんの情報は、
管理するだけでなく経営に活用することが大切です。

しかし、紙のカルテやExcelだけで患者さんの情報を管理し、
来院状況や売上などを集計するのは、時間も手間もかかりますよね。

そこで活用したいのが、
治療院専用の顧客管理システムです。


私がおすすめする【囲い込み職人】では、
患者さんの情報や来院履歴の管理はもちろん、
リピート状況や売上、LTV・CPAなどの集計分析も行えます。

また、患者さんから電話があった際に
瞬時に情報を画面に表示する機能や、

条件に合わせて患者さんを抽出し、
DMなどでフォローする機能も備えています。

日々の顧客管理を効率化しながら、
経営に必要な数字を把握できるようになります。

まとめ

治療院経営では、
新規患者さんを集めることだけでなく、
一度来院してくれた患者さんとの関係を大切にすることも重要です。

そのためにも、
カルテを単なる施術記録として保管するのではなく、

患者さんの来院状況や院の経営状態を把握するために
活用してみてはいかがでしょうか？

「もっと効率よく患者さんを管理したい」
「リピート率や売上を数字で把握したい」

そんな先生は、ぜひ一度、
顧客管理システムの活用を検討してみてください。

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